MyPeopleDoc : à quoi sert ce coffre-fort RH et comment l’activer ?
MyPeopleDoc est un coffre-fort numérique où l'employeur dépose bulletins de paie et documents RH. Invitation, code d'activation, connexion, double authentification et accès après un départ.
L’essentiel
- MyPeopleDoc est un coffre-fort numérique où l’employeur dépose bulletins de paie et autres documents RH.
- Le compte s’ouvre sur invitation de l’employeur, avec un code d’activation unique valable 30 jours.
- La connexion se fait sur mypeopledoc.com, avec une adresse e-mail et un mot de passe, et une double authentification par SMS en option.
- L’accès est conservé, gratuitement et sans limite de durée, après un départ de l’entreprise, selon le centre d’aide du service.
MyPeopleDoc est le coffre-fort numérique par lequel une entreprise transmet à ses salariés leurs documents administratifs : bulletins de paie, mais aussi contrats, avenants ou attestations selon les déploiements. La page de connexion du service résume le principe en une phrase : recevoir les documents envoyés par son entreprise, à condition d’avoir été invité par elle.
Le service se présente sous le nom MyPeopleDoc, parfois écrit « My People Doc » ou « MyPeopleDoc coffre-fort ». Les mentions de la page de connexion renvoient à PeopleDoc SAS, et un centre d’aide, publié par Novapost, détaille la gestion du compte. Les informations de cet article reprennent ces deux sources.
Comment ouvrir un compte MyPeopleDoc ?
Aucune inscription libre n’est possible : le coffre s’ouvre avec un code d’activation unique et personnel, que l’employeur envoie en général à l’adresse e-mail professionnelle du salarié. D’après le centre d’aide, ce code expire au bout de 30 jours. La page de connexion propose aussi un lien « Request an invitation » pour demander une invitation.
Le centre d’aide recommande de renseigner une adresse e-mail personnelle plutôt que professionnelle, afin de garder la main sur le compte après un départ. Si l’accès à la messagerie de l’entreprise est perdu, c’est le service RH qui doit corriger l’adresse dans le dossier du salarié : le support n’envoie pas de code à une autre adresse.
Un salarié qui possède déjà un coffre chez un ancien employeur peut le rattacher au moment de l’activation, en choisissant « J’ai déjà un compte MyPeopleDoc ». Le rattachement est impossible pour deux coffres issus de la même entreprise, ou pour des coffres activés avec des adresses e-mail différentes.
Comment se connecter à son coffre-fort ?
La connexion s’effectue sur mypeopledoc.com avec l’adresse e-mail et le mot de passe du compte. Le centre d’aide précise que le service ne passe pas par une application mobile et met en garde contre les autres sites. La session se ferme après 5 minutes d’inactivité, et le mot de passe n’est jamais envoyé par e-mail : en cas d’oubli, la fonction « Mot de passe oublié ? » génère une réinitialisation.
Double authentification. Elle s’active depuis la page « Compte » avec un numéro de mobile : un code à 6 chiffres est alors envoyé par SMS à chaque connexion. Un appareil de confiance peut en être dispensé pendant 60 jours, à réserver à un appareil dont le salarié est le seul utilisateur.
Pour changer d’adresse e-mail, la modification se fait dans la section « Compte » et ne prend effet qu’après confirmation par un lien envoyé à la nouvelle adresse. En cas de perte du téléphone associé à la double authentification, il faut passer par le formulaire de contact du support, qui peut demander une copie d’une pièce d’identité.
Que devient le coffre MyPeopleDoc après un départ de l’entreprise ?
Selon le centre d’aide, l’accès aux documents est conservé après le départ d’un employeur, gratuitement et sans limite de durée. Le salarié continue de se connecter avec les mêmes identifiants, et peut rattacher le coffre à celui d’un nouvel employeur qui utilise aussi le service.
Ce point complète les obligations légales de l’employeur. D’après Service-public.fr, celui-ci garde un double des bulletins pendant 5 ans, puis garantit leur disponibilité pendant 50 ans à compter de leur émission, ou jusqu’à 6 ans après le départ à la retraite du salarié. Avant de quitter l’entreprise, télécharger les documents utiles reste la précaution la plus sûre.
Peut-on refuser le bulletin de paie dans MyPeopleDoc ?
Oui. Le Code du travail (article L. 3243-2) autorise la remise électronique du bulletin « sauf opposition du salarié ». Le salarié qui souhaite recevoir un bulletin papier en informe son employeur, qui reste l’interlocuteur pour tout ce qui concerne le choix du support.
Qui contacter en cas de problème de connexion ?
Le service RH est le premier recours pour un code expiré, une adresse e-mail à corriger ou des documents absents du coffre, puisque c’est l’employeur qui alimente le service. Pour un problème technique du compte lui-même, le centre d’aide renvoie vers le formulaire de contact du support, et la page de connexion propose aussi un lien « Support » vers le centre d’aide de l’éditeur.