Arkevia : à quoi sert ce coffre-fort numérique et comment y accéder ?
Arkevia est un coffre-fort numérique de bulletins de paie lancé en 2011 par Cegedim SRH. Ce qu'il contient, qui l'ouvre, comment s'y connecter et ce que prévoit le Code du travail.
L’essentiel
- Arkevia est un coffre-fort numérique de bulletins de paie, lancé en 2011 par Cegedim SRH.
- Le portail des salariés s’appelle MyArkevia et se trouve sur myarkevia.com.
- Le coffre est ouvert par l’employeur : sans identifiants d’activation, aucun compte ne peut être créé.
- Le salarié peut s’opposer à la remise électronique de son bulletin de paie (Code du travail, article L. 3243-2).
Arkevia est un coffre-fort numérique pour salariés : l’employeur y dépose les bulletins de paie électroniques et d’autres documents, que le salarié consulte ensuite sur internet avec un identifiant et un mot de passe personnels. Le service a été présenté en 2011 par Cegedim SRH, la branche paie et ressources humaines du groupe Cegedim.
Le nom MyArkevia désigne le portail de connexion destiné aux salariés. L’éditeur le décrit comme « le coffre-fort qui vous suit partout » et indique qu’il permet de consulter ses documents dématérialisés et de les conserver à vie.
À quoi sert Arkevia concrètement ?
Le communiqué de lancement de Cegedim SRH décrit un espace personnel de stockage de documents électroniques. Le salarié y reçoit, s’il le souhaite, ses bulletins de paie au format électronique. Pour garantir leur intégrité, ils sont signés électroniquement et rangés dans un coffre personnel accessible par un identifiant et un mot de passe propres à chaque utilisateur.
Le coffre ne se limite pas à la paie. Le même document précise que l’espace peut accueillir, à la convenance du salarié, d’autres documents personnels. Côté employeur, Cegedim SRH indique que les documents signés électroniquement, comme un contrat de travail ou un avenant, peuvent être archivés à la fois dans le coffre RH de l’entreprise et dans le coffre personnel Arkevia du salarié.
Les documents émis par l’employeur sont au format PDF et peuvent être exportés, envoyés par e-mail ou imprimés, selon ce même communiqué.
À ne pas confondre. Cegedim décrit aussi une offre Arkevia santé, consacrée à l’archivage sécurisé de documents de professionnels de santé. Elle est distincte du coffre-fort salarié présenté ici.
Qui ouvre un compte Arkevia et comment se connecter à MyArkevia ?
Arkevia n’est pas un service que le salarié souscrit de son côté : le coffre est ouvert à l’initiative de l’employeur, qui choisit de remettre les bulletins de paie sous forme électronique. Un salarié dont l’entreprise n’a pas retenu ce service n’a aucun compte à activer.
Les éléments d’activation sont fournis par l’employeur, et leur forme varie d’une entreprise à l’autre. Dans la notice d’une entreprise utilisatrice relayée par des représentants du personnel, l’inscription sur myarkevia.com se fait avec un matricule et un code secret imprimés sur un bulletin de paie. Les connexions suivantes passent par l’identifiant et le mot de passe propres à l’utilisateur.
Éléments d’activation perdus. Le coffre ayant été ouvert par l’employeur, le service RH ou paie est le premier interlocuteur pour obtenir de nouveau un matricule ou un code. L’adresse à saisir est celle indiquée par l’employeur, et le portail officiel est myarkevia.com.
Peut-on refuser le bulletin de paie électronique ?
Oui. L’article L. 3243-2 du Code du travail permet à l’employeur de remettre le bulletin sous forme électronique « sauf opposition du salarié ». Selon Service-public.fr, le salarié peut refuser de recevoir sa fiche de paie de manière dématérialisée et doit le signaler à l’employeur. La partie réglementaire du code précise que cette opposition peut intervenir à tout moment, avant comme après la première émission d’un bulletin électronique.
Quand la remise est électronique, l’employeur doit par ailleurs indiquer au salarié les conditions dans lesquelles la fiche de paie est disponible. C’est dans ces informations, et dans les conditions du service acceptées à l’activation, que figurent les règles propres à l’entreprise.
Combien de temps les bulletins restent-ils disponibles ?
Le Code du travail impose à l’employeur de garantir l’intégrité, la confidentialité et la disponibilité des bulletins électroniques pendant une durée fixée par décret. D’après Service-public.fr, l’employeur conserve un double pendant 5 ans dans l’entreprise, puis garantit leur disponibilité pendant 50 ans à compter de l’émission, ou pendant 6 ans après le départ à la retraite du salarié.
De son côté, l’éditeur d’Arkevia annonce une conservation à vie des documents. Le salarié reste, lui, invité à garder ses bulletins sans limitation de durée : il peut en contester le montant ou l’exactitude pendant 3 ans à compter de leur remise.
Que devient le coffre après un départ de l’entreprise ?
La page d’accueil de MyArkevia ne détaille pas ce point. Les règles de rattachement à un nouvel employeur et la durée d’hébergement après la fin du contrat relèvent des conditions du service et des informations données par l’entreprise. La précaution la plus simple avant un départ consiste à exporter les bulletins, ce que permet la fonction d’export décrite par l’éditeur.
Le code des postes et des communications électroniques encadre par ailleurs, depuis le 1er janvier 2019, les services de coffre-fort numérique : l’utilisateur doit pouvoir récupérer ses documents à tout moment et gratuitement, dans un format ouvert, et le fournisseur doit le prévenir trois mois à l’avance en cas de fermeture (décret n° 2018-853 du 5 octobre 2018). Savoir si Arkevia relève de ce régime se vérifie dans les conditions générales du service.